Decyzja o wynajmie mieszkania czy domu to jeden z ważniejszych kroków w życiu – szczególnie gdy zależy nam na poczuciu bezpieczeństwa, stabilności i przejrzystych warunkach. W Xconsulter od ponad 13 lat zajmujemy się wynajmem mieszkań, domów, biur i garaży na Śląsku, a nasz proces został tak zaprojektowany, by klient miał pewność, że każdy etap jest jasny i uporządkowany. Poniżej opisujemy krok po kroku, jak wygląda proces wynajmu mieszkania i współpraca z nami – od pierwszego kontaktu po odbiór kluczy.
1. Wybór oferty – pierwszy krok do nowego miejsca
Pierwszym etapem jest zapoznanie się z ofertą wynajmu dostępną na naszej stronie internetowej lub na popularnych portalach nieruchomościowych. Dbamy o to, aby każde ogłoszenie było kompletne i przejrzyste. Oprócz zdjęć i szczegółowych opisów, większość naszych ofert zawiera również filmy wideo, wirtualne spacery 360° oraz plany architektoniczne (rzuty), które pozwalają lepiej wyobrazić sobie przestrzeń. Wszystkie nieruchomości są oznaczone na mapach Google, co ułatwia ocenę lokalizacji.
W opisach dokładnie przedstawiamy wyposażenie lokalu, szczegóły dotyczące budynku, lokalizacji, a także odległości do najważniejszych punktów – szkół, sklepów, komunikacji czy terenów rekreacyjnych. Równie szczegółowo opisujemy ofertę cenową: podajemy zarówno wysokość czynszu, jak i koszty dodatkowe oraz informacje, co dokładnie zawiera cena. Dodatkowym udogodnieniem jest anglojęzyczna wersja strony.
Dla osób, które nie mają czasu lub ochoty samodzielnie przeglądać ofert, przygotowaliśmy prosty formularz „Zostaw kontakt”. Wystarczy wpisać swoje dane oraz oczekiwania co do lokalu, a nasz doradca oddzwoni i przedstawi dopasowane propozycje mieszkań, domów, biur czy garaży – zgodne z indywidualnymi potrzebami i oczekiwaniami klienta.
2. Prezentacja nieruchomości – zobacz zanim zdecydujesz
Po wyborze oferty zapraszamy do kontaktu w celu umówienia prezentacji. Spotkanie na miejscu to szansa, by sprawdzić standard wykończenia, układ pomieszczeń czy otoczenie budynku. Podczas prezentacji nasz doradca odpowie na pytania dotyczące samego lokalu, jak i formalności.
Z doświadczenia wiemy, że osobiste obejrzenie mieszkania rozwiewa wiele wątpliwości i ułatwia podjęcie decyzji, dlatego pomimo, że potencjalny najemca ma możliwość zobaczyć wirtualny spacer po mieszkaniu nie wychodząc z domu, zawsze zachęcamy do obejrzenia lokalu w realu.
W trakcie prezentacji klient wypełnia również kwestionariusz osobowy zgodny z wymogami RODO, co pozwala nam na dalsze prowadzenie procesu w pełnej zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.
3. Od decyzji do podpisania umowy
Po prezentacji nieruchomości, jeśli klient podejmuje decyzję o wynajmie lokalu, uzupełnia swoje dane osobowe potrzebne do przygotowania umowy. Następnie przesyłamy najemcy umowę najmu mailem do akceptacji, aby klient mógł spokojnie zapoznać się z jej treścią. W razie dodatkowych pytań omawiamy wszystkie kwestie szczegółowo, tak aby nie było żadnych wątpliwości. Po akceptacji warunków ustalamy dogodny termin podpisania umowy najmu oraz spotkania u notariusza (z uwagi na fakt, że zawierana jest umowa najmu jest z opcją najmu instytucjonalnego).
Równolegle nasz zespół przygotowuje mieszkanie do wydania – organizujemy sprzątanie, kompletujemy klucze, piloty do bram i garaży, a także pełną dokumentację. W jej skład wchodzą m.in. certyfikat energetyczny, protokół przekazania, regulamin budynku oraz załącznik do umowy z dokładnym wykazem wyposażenia. Dzięki temu najemca otrzymuje lokal w idealnym stanie, a cały proces przebiega w sposób uporządkowany, transparentny i komfortowy.
4. Wynajem instytucjonalny – bezpieczna forma najmu
W kolejnym etapie zapraszamy naszego klienta do siedziby Xconsulter na podpisanie umowy najmu w ramach tzw. wynajmu instytucjonalnego. To rozwiązanie, które zapewnia pełne bezpieczeństwo zarówno właścicielowi, jak i najemcy. Dokument precyzyjnie reguluje prawa i obowiązki stron, co eliminuje niejasności. W przeciwieństwie do umów prywatnych, najem instytucjonalny daje stabilność i przejrzystość, a klient ma pewność, że warunki są zgodne z obowiązującymi przepisami.
Do podpisanej umowy najmu dołączone są również niezbędne dokumenty, takie jak certyfikat energetyczny i regulamin budynku. Najemca otrzymuje również fakturę na zapłatę pierwszego czynszu za bieżący miesiąc na kwotę proporcjonalną do ilości dni, jakie zostały do końca miesiąca. Należność najemca zobowiązany jest uregulować przelewem w terminie 7 dni.
5. Kaucja – jasne zasady, zero niespodzianek
Przy podpisaniu umowy wynajmu pobieramy od najemcy kaucję zwrotną, która stanowi standardową formę zabezpieczenia. Jej wysokość zawsze jest określona z góry i dokładnie wskazana w ofercie oraz umowie – dzięki temu klient nie musi obawiać się żadnych dodatkowych czy ukrytych kosztów.
Kaucja chroni obie strony: w przypadku ewentualnych zaległości czynszowych lub szkód w mieszkaniu właściciel ma pewność, że koszty zostaną pokryte, a najemca zyskuje klarowne zasady rozliczenia. Po zakończeniu umowy i prawidłowym zdaniu lokalu kaucja jest w całości zwracana w ustalonym terminie.
Przykładowo: jeśli mieszkanie zostało utrzymane w stanie niepogorszonym, a wszystkie rachunki zostały uregulowane, klient otrzymuje zwrot pełnej kwoty bez zbędnej zwłoki (w dniu odbioru mieszkania). Jasne zasady rozliczeń i przejrzystość tego procesu budują poczucie bezpieczeństwa oraz zaufania do naszej firmy.
6. Oświadczenie u notariusza – formalność dająca spokój
W ramach najmu instytucjonalnego podpisywane jest także oświadczenie o poddaniu się egzekucji u notariusza. Choć brzmi poważnie, jest to standardowa procedura, która w praktyce zabezpiecza obie strony. Najemca zyskuje pewność, że wszystko odbywa się zgodnie z prawem, a firma działa transparentnie i profesjonalnie, natomiast wynajmujący zabezpiecza się w ten sposób przed ewentualnymi nieuczciwymi lokatorami.
Formalność u notariusza zajmuje zaledwie pół godziny i polega na złożeniu oświadczenia sporządzonego w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji w zakresie zapłaty czynszu oraz zwrotu przedmiotu najmu w stanie niepogorszonym po zakończeniu umowy pod rygorem zapłaty wynajmującemu kary pieniężnej. Najemca dobrowolnie oświadcza, gdzie zamieszka po zakończeniu umowy najmu i wskazuje właściciela tej nieruchomości. W przeciwieństwie do formalności wynajmu z opcją najmu okazjonalnego, przy wynajmie instytucjonalnym podczas składania oświadczenia nie musi być obecny właściciel nieruchomości, do której najemca zamierza się wyprowadzić po zakończeniu umowy najmu, co jest dużym ułatwieniem dla najemcy.
Podpisanie oświadczenia u notariusza odbywa się na koszt najemcy. Na dzień dzisiejszy jest to wydatek ok. 650 zł i nie musi być powtarzane w razie podpisania aneksu do umowy najmu na kolejny rok.
7. Przekazanie mieszkania – początek nowego etapu
Ostatni etap procesu to przekazanie kluczy do mieszkania (wraz z kompletem kluczy do skrzynki pocztowej, komórki lokatorskiej, furtki, wiaty śmieciowej, pilotów/kluczy do bramy wjazdowej i garażowej jeżeli dotyczą) oraz krótkie szkolenie z zakresu obsługi urządzeń i elementów wyposażenia. Od tej chwili wynajęta nieruchomość staje się przestrzenią najemcy – gotową do zamieszkania lub rozpoczęcia działalności (w przypadku biura).
Przekazanie lokalu odbywa się na podstawie szczegółowego protokołu zdawczo–odbiorczego, w którym odnotowujemy m.in. stan liczników mediów oraz wyposażenie zgodne z załącznikiem do umowy. Dokument ten stanowi gwarancję przejrzystości i zabezpiecza interesy obu stron i jest Załącznikiem do podpisanej umowy najmu.
Z naszej strony dbamy o to, aby najemca otrzymał lokal w idealnym stanie – czysty, przygotowany i sprawdzony pod kątem technicznym.
8. Mieszkanie wynajęte – co dalej?
Zgodnie z postanowieniem umowy, najemca ma obowiązek terminowo regulować płatności z tytułu najmu – przelewem za każdy miesiąc z góry. Ponadto najemca zobowiązany jest także do zawarcia polisy ubezpieczeniowej lokalu będącego przedmiotem najmu, na wypadek pożaru, zalania lub uszkodzenia lokali sąsiadujących pod rygorem pełnej odpowiedzialności za szkody powstałe z tego tytułu.
Choć formalności w tym momencie dobiegają końca, nasza współpraca się nie kończy. Zapewniamy pełne wsparcie także po przekazaniu nieruchomości – jesteśmy dostępni w razie pytań, potrzeby wyjaśnienia kwestii związanych z użytkowaniem mieszkania czy dalszej obsługi najmu. Służymy też radą i pomocą w przypadku pojawienia się usterek w mieszkaniu, zwłaszcza jeżeli są one zgłaszane niezwłocznie po ich wystąpieniu. Dzięki temu nasi mieszkańcy mogą czuć się bezpiecznie i komfortowo przez cały okres trwania umowy.
Dlaczego warto zaufać Xconsulter?
- Doświadczenie – ponad 13 lat w branży nieruchomości.
- Przejrzyste warunki – brak prowizji i ukrytych kosztów.
- Bezpieczeństwo – wynajem instytucjonalny i pełna zgodność z przepisami.
- Atrakcyjne lokalizacje – Katowice, Pszczyna, Brenna.
- Profesjonalna obsługa – wsparcie na każdym etapie współpracy.
Podsumowanie
Wynajem mieszkania czy domu nie musi być skomplikowany. Proces w Xconsulter został stworzony z myślą o osobach, które cenią sobie jasne zasady i poczucie bezpieczeństwa. Od wyboru oferty, przez prezentację, aż po podpisanie umowy i przekazanie kluczy – każdy krok jest przejrzysty i poukładany.
Zapraszamy do kontaktu i umówienia się na prezentację nieruchomości. Sprawdź pełną ofertę wynajmu tutaj.